Tietosuojaseloste Helsingin Laulu ry

Tämä on Helsingin Laulu ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 19.05.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Laulu ry
c/o pj. Matti Hinttala
Erkyläntie 94
11130 Riihimäki

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Anna Martikainen
[email protected]

3. Rekisterin nimi

Helsingin Laulu ry:n sidosryhmä-, markkinointi- ja jäsenrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • Henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) tai
  • Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena, tai
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. tarvittavien tietojen tallentaminen lipunmyynnin tarkoituksiin)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin ja asiakkaisiin sekä markkinointi.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista (esimerkiksi lipuista) ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Jäsenrekisteri

Helsingin Laulu ry ylläpitää rekisteriä jäsenistään kuoron sisäisen yhteydenpidon mahdollistamiseksi ja yhdistyslain määräämän jäsenluettelon pitämiseksi. Kaikkien kuoroon liittyvien henkilöiden tiedot tallennetaan jäsenrekisteriin. Rekisteriä ylläpidetään kuoron käyttämässä sähköisessä kirjanpitojärjestelmässä Internetissä (Visma ePasseli).

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja: nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tehtävä yhdistyksessä, stemma. Lisäksi säilytetään tietoja maksetuista jäsenmaksuista ja muista maksuista.

Rekisterin tietoja käytetään Suomen Laulajien ja Soittajien Liiton Sulasolin FloMembers-jäsenrekisterin ylläpitoon sekä kuoron sisäiseen yhteydenpitoon. Yhdistyksen toimihenkilöiden tietoja käytetään Sulasol:n FloMembers-jäsenrekisterin ylläpitoon sekä muuhun Sulasolin ja Helsingin Laulu ry:n väliseen yhteydenpitoon.

Helsingin laulu ry siirtää tietoja Sulasolin FloMembers-jäsenrekisteriin. Rekisteriin siirretään nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tehtävä yhdistyksessä, stemma. Tietoja käytetään mm. jäsenlehden lähetykseen sekä Sulasol-jäsenyyden varmistamiseen. Lisätietoja FloMembers-jäsenrekisteristä: https://sulasol.fi/jasenille/jasenrekisteri/

Jäsenrekisterin tietoja säilytetään jäsenyyden ajan, ja jäsenen erotessa yhdistyksestä ne poistetaan rekisteristä. Sähköisen rekisterin aineistoja säilytetään suojatuilla palvelimilla. Tietoja käytetään henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, jotka on myönnetty nimetyille vastuuhenkilöille kuorossa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille kuin tässä tietosuojaselosteessa mainituille tahoille. Tietoja ei luovuteta Suomen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden on sovittu olevan yhdistyksessä niistä vastuussa.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (sähköpostitse) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti (sähköpostitse) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).